Business Process Management / Διάλεξη 3 / How a Supervisor manages an activity - Πολυχρονάκη Χριστίνα (ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ, 2016)
How a Supervisor manages an activity: Πάμε πίσω σε ένα αγαπημένο θέμα το αγαπημένο θέμα είναι πώς γίνεται η αντιληπτή επίθεση διαδικασίες όπως λέει και διαφανείς πως ένα επιβλέπων διαχειρίζεται μια δραστήριο θέλω να φαντασθείτε ότι αφού η επί κινηματικές διαδικασίες είναι ροή δραστηριοτήτων αυτό εδώ θα πω γενικεύεται προς τα πάνω οι εξής ένα δραστηριότητα που την έχουμε ξαναδεί σαν παράδειγμα είναι ένα συναρμολόγησης μπορείτε πραγματάκια διοικητική δραστηριότητα που σχετίζεται με αυτή λέγεται να επιβλέπει την παραγωγή των widgets που συναρμολογούνται αυτή εδώ η διαδικασία είναι μια απλουστευμένη κατάσταση υπάρχει μόνο ένα δραστηριότητα εργαστήριο τελικής συναρμολόγησης έχεις εισερχόμενα και και πληροφορεί ύλη είναι τι εξαρτήματα τα οποία συντίθεται το widget και οι πληροφορίες είναι παραγγελίες για weekends πόσα περιστατικά εκτέλεσης έχει δραστηριότητα σε low budget έστω πάρα πολλά απ'όπου βγάζεις αυτό το συμπέρασμα δεν είναι συνεχής είναι ένα διαδικασία που βρίσκεται σε γραμμή είναι ένα αλλά είναι εκδικητική συνέχισε αυτό που ενώ συνεχής είναι απλώς συνέχισαν να το σκεφτείς μαθηματικά όχι δεν με τέτοιο πράγμα ακριβώς είναι της κρήτης ευχαριστώ μόλις το κατάλαβε μαθηματικά το χαρακτηρίσω της κρήτης 61 ποιο είναι το e-mail το event είναι ξεκινάς συναρμολόγησης της καλό είναι πιάνει το άλλο δεν τελείωσε συναρμολόγηση του ένα που έτσι και μετά ξεκινά πολλαπλασιάζει τις προσαγωγές και αγνό την ημέρα τόσα άρα πόσοι όλοι υπάρχουν εδώ γιατί εδώ δεν υπάρχουν ρόλοι επτά τη γραμμή συναρμολόγησης έχουν ένα σταδίου 10 σταδίων είναι καλά κρυμμένα εδώ για να φανεί λεπτομέρεια τι πρέπει να κάνω να ανοίξω το επόμενο επίπεδο λεπτομέρειας και ξαφνικά αυτή η έντονη δραστηριότητα θα κοπεί σε μια σειρά από δραστηριότητες έτσι το Ascend δηλαδή θα γίνει τοποθέτησε το motherboard μέσα στο κουτί μέσω των ΜΚΟ για την ανάπτυξη η δεύτερη δραστηριότητα θα είναι βάλε τον Processor πάνω στο μα δεν μπορώ λέει πράγματα που δε γίνονται έτσι για παράδειγμα βάλε το κουτί του τιμή πήραν σκληρό βάλε βάλε βάλε βάλε ΤΕΣΤ ΤΕΣΤ ΤΕΣΤ εκτιμώ το πού και το γιατί είναι επίσης μπορεί να διαπιστώσεις ότι μόλις βάλεις όλες τις δραστηριότητες σου μια 50 δεν έχεις ένα επίπεδο αναλύσεις καλό είναι στο επόμενο επίπεδο ανάλυσης αυτό το κουτί να μην αναληθείς παραπάνω από πέντε με 9 παιδιά πέντε 9 δραστηριότητες η καθεμία μπορεί να χρειαστεί κι άλλη ανάλυση είναι μερικές από αυτές μπορεί να χρειάζεται και το τρίτο επίπεδο ανάλυσης οπότε αν επιχειρούσε να βάλω όλους τους ρόλους ξαφνικά θα πεθάνουμε πάνω σε αυτό το κουτί επτά ρόλοι γιατί εμπλέκονται επτά άνθρωποι μέχρι να γίνει το widget ασθενούς τελειωτικά στα επόμενα επίπεδα η όλοι άρχισαν να φαίνονται ο καθένας στη δραστηριότητα που αφορούσε που αφορά πάμε λίγο παραπέρα τη γενιά τη δραστηριότητα και βγαίνει τι λέει εκεί ασθενεί λόγω και της ύλης το έτοιμο προϊόν πώς γίνεται η διοίκηση της δραστηριότητας δεν μπορεί να διοικήσει μπορεί να διοίκησης στόχος με άλλα λόγια να καθορίσει στόχους και παρατηρώντας ποιοι όχι πως συναρμολογείται το εξής καθένα widget αλλά πως προχωράει η δραστηριότητα με τα περιστατικά εκτέλεσης πάρα πολλά γυρνάει προς τα πίσω γυρνά προς τα πίσω πληροφορία που αφορά τόπος η παράνομης και εκείνο το οποίο μπορούμε να πούμε είναι ότι το πόσα φτιάξαμε σε πόση ώρα τα φτιάξαμε και μύτη ποιοτικά αποτελέσματα τα φτιάξαμε είναι τρεις κύριες ομάδες πληροφορίας που ανεβαίνουν έχει προς την διοίκηση της δραστηριότητας αν χρειάζομαι και κάποια άλλη πληροφορία προκειμένου να διοικήσουν τη δραστηριότητα αρκεί επαρκώς ποιος θα μου το πει ποιος αν όχι date About τρεις άλλους χρειάζονται για να διοικήσουν το ασθενή το Wii Sports ο δραστήριος τα πού θα το βρω αυτόν κώστα όχι σούπερ ίσως κακή περίπτωση γιατί και οι ίδιοι Supervisor πρέπει να ξέρει με ποιο σκοπό κάνεις υπερβάσεις Περίπτωση πρώτη θέλω να βγαίνουνε πάρα πολλά μούντζες ακόμα κι αν έχω θύρα κακό φτιαγμένα μούντζα της τάξης του 20% για τη χώρα στην ομολογία είναι το μπαγκλαντές και εκείνο το οποίο θέλω να σκα είναι να δουλεύουν ασταμάτητα τα χεράκια αυτών των ανθρώπων που παίρνουν ένα δολάριο την έτσι καπιταλιστική τώρα έχει και η θύρα είναι αυτό που λέμε κοινωνικό δράμα κατάλαβες δεν πηγαίνει και τόσο καλό ποιοτικά αλλά όχι τόσο και θα δω τι θα κάνει περίπτωση δεύτερη ήχο θέλω κάθε budget που βγαίνει συναρμολογεί μένουμε σε η συμμόρφωσή του με τα ποιοτικά χαρακτηριστικά που έχω βάλει το widget να είναι 100% ασύδοτη κάθε κλείνω προς το 100% σίγουρα θα έχω ελαττωματικά αλλά η προτεραιότητά μου είναι να μην έχω πολλά ελαττωματικά ποιος καθορίζει τι απ τα δυο θα συμβεί Supervisor δεν νομίζω από πιο πάνω έρχεται αυτό έτσι συνδέεται αυτή η διαδικασία με τη στρατιά με τη στρατηγική και τους στόχους στρατηγικές τόμους πιάνο πράματα όλου του οργανισμού όχι ηθικά αλλά σίγουρα της δικής του παραγωγής έτσι αυτό είναι το Strategic Business Unit το οποίο δίνει Strategy ωστόσο περιβάλλον και από αυτό έπεται κλαίω προβληματισμός για το σύστημα διαχείρισης της επίδοσης αυτής της διαδικασίας πρέπει να οριστεί έτσι πάει μια αυτό προς προβληματισμό σας στη γενίκευση του το ίδιο πράγμα διοικώ διαδικασίες τι μπορεί να σημαίνει αυτό το πράγμα ορίστε ένα διαδικασία προς ιδέα δεν έχω τη διαδικασία διαδικασία όπως όλες οι διαδικασίες έχει λοιπόν στις πληθυντικός εισερχόμενα όπως καταλαβαίνουμε μόλις πάμε να κάνουμε ανάλυση τι είδους εισερχόμενα έχουμε θα βρούμε παραπάνω από ένα είδος μάλλον και μάλιστα υπάρχει περίπτωση να βρούμε 63 γενικευμένα ήδη εισερχομένων και υλικά και πληροφορία και χρηματικές 6ης κρίμα αλλά ως παράδειγμα σημαντικών αξιών ένα ασφαλιστική η εταιρεία για να μπορέσει να πουλήσει συμβόλαια πρέπει να έχει εξασφαλίσει και θαρραλέα σύμφωνα με την αντίστοιχη αναλογιστική μελέτη της γιατί άμα πουλάς συνέχεια ασφαλιστικά συμβόλαια και συμβεί κάτι πρέπει να έχεις πρόσωπο για να δώσει αποζημιώσεις άρα υπάρχει συνταγή πόσα πόσο ασφαλές μπορεί να πουλήσεις και να συνεχίσουν έτσι και χαλάκι επαρκή θέλετε να το πούμε αντίστοιχο για τις τράπεζες stress tests Keypad stress tests οπότε σε αυτή την περίπτωση εισερχόμενο είναι και βάλει τους ανάποδα και μπούρδες όμοιους albums μπορεί να ανήκουν σε ένα η περισσότερα τα τρεις γενικευμένα ήδη ποια είναι τα τρεις γένη και μένα ήδη input output τους μόλις είδαμε πρωτογενώς υλικά δεύτερο είδος χρηματικές αύξηση κυκλοφορίας αυτά τα τρεις γένη και μένει είναι καλό να σκέφτομαι με γενικευμένα ιδίως Αναλυτής με βοηθάει να ψάχνω στο δικό μου πρόβλημα τι έχω από κάθε είδους σαν εκείνη που άσκησαν απόψεις ενόσω υπάρχει διαδικασία όπως είπαμε και προηγουμένως υπάρχει και έχει διοίκηση της διαδικασίας δεν διοικείται κάθε διαδικασία ξεχωριστά στον οργανισμό συνήθως υπάρχει μια διοικητική μονάδα η οποία ασχολείται με τη διοίκηση των εργασιών έτσι γίνεται όχι μόνο έτσι σημείωσε υπάρχουνε βιώνει τη δική της υπάρχει καθημερινή διοίκηση της διαδικασίας ονομάζει τους περιόρισαν επίβλεψη και η επίβλεψη με έμφαση στόχους διάνα βγαλμένα τώρα να επιβλέπων κι πόρους του δήμου αθηναίων ενόσω περιποιούνται διπλασιαστεί θέλετε λεπίδων πολύ απλά δεν ξερω οτι βλέπω γιατί δεν ξέρω τι βλέπω γιατί δεν ξέρω τι έχουν να κάνουν καινοτο επίβλεψης άρα τη στιγμή που βλέπουμε process Management αυτομάτως μιλάμε για τους και συνήθως το process Management γίνεται από δύο πλευρές από τη διοίκηση του τμήματος στο οποίο ανήκει διαδικασία Γι' αυτό έχουμε τμήματα στον οργανισμό για να διοικείται η δουλειά μαζί και ταυτοχρόνως από κάποιο άλλο τμήμα το οποίο επιτελικά κοιτάζει την επίδοση διαδικασιών σαν αυτή που μας ενδιαφέρει να φέρω παράδειγμα συνήθως όπου υπάρχει τμήμα παραγωγής κάπου παραπέρα στον υγιή οργανισμό υπάρχει τμήμα διασφάλισης ποιότητας συνήθως όπου υπάρχει παροχή υπηρεσιών σε μεγάλο επίπεδο κάπου παραπέρα στον οργανισμό υπάρχει τμήμα οργάνωσης C αυτά είναι τμήματα πανίδας με διαδικασίες οριζοντίως επιτελικά ανεξαρτήτως σε ποιο τμήμα της βρίσκουν και ορίζουν επιτελικά πάλι πλαίσιο διοίκησης των τις αποδόσεις τους σύμφωνα με τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης αυτό λοιπόν είναι η διοίκηση των διαδικασία ενδέχεται η διαδικασία να χρειάζεται υποστηρικτικές διαδικασίες να φέρουμε παράδειγμα μιλάγαμε πριν για ασθενή λόγου και της υποστηρικτική διαδικασία της συναρμολόγησης ένα προϊόντος είναι η διαδικασία προμήθειας των πρώτων υλών δηλαδή των εξαρτημάτων απ' τα οποία θα συναρμολογηθεί το προϊόν είναι support process λοιπόν του κυρίως process που εξετάζουν δε σημαίνει ότι κάτι που το λέμε support πρόσθεσε υπολείπεται σε σημασία σε αξία είναι η σχέση που τον συνδέει με το υπό εξέταση προς επίσης σε πάρα πολλές περιπτώσεις όπως αυτή που μόλις είπα πρόσφυσης που συνδέονται με αυτό που μας ενδιαφέρει δεν ανήκουν στον οργανισμό μας είναι πρόσφυσης του προμηθευτή μπορεί να είναι προς συζήτηση αλλά ένα προς πελάτη είναι ότι κάνει πόρτες όταν ένα πελάτης κάνει πόρτερ ενεργοποιούνται προσόψεις εντός του οργανισμού έτσι ένα process του προμηθευτή είναι material delivery ευθύνη αυτό ενεργοποιεί πρόσθεσε εντός του οργανισμού οπότε όταν λέμε ειδικό διαδικασία εγώ μπορώ να διοικώ να αδικήσω τη διαδικασία εντός του δικού μου παιδιού ευθύνη πολλές φορές η αποτελεσματική διοίκηση μιας διαδικασίας χρειάζεται να λάβει υπόψη της τις εγκαταστάσεις των διαδικασιών στον πελάτη είστε στον προμηθευτή στον ELA δηλαδή όσο και να βελτιστοποιήσει στο εσωτερικό κομμάτι της διαδικασίας σου της παραγωγής για παράδειγμα ανασκαφή stereo προμηθευτής τα υλικά ένταξης έτσι και άνω πελάτης έχει την κακή συνήθεια να παραγγέλνει εντελώς τελευταία στιγμή πούμε ότι πελάτη σου είναι συνεργεία αυτοκινήτων και εσύ είσαι εισαγωγέας των αυτοκινήτων και των ανταλλακτικών με συνεργεία πρώτα περίμενε να ξεμείνουν από ανταλλακτικά μετασχηματίζουν το μαχαίρι στο λαιμό γίνεται παράδοσης οι επιδόσεις του δεν πρόκειται να είναι υποδεέστερη στη διότι κάποιοι το πρόβλημα της βελτιστοποίησης που υπάρχει χρειάζεται συναρμολόγηση των δύο διαδικασιών για να μπορέσουν να μεγιστοποιηθούν ναι αυτό το λαμβάνουν υπόψη τους τα συστήματα διοίκησης επιδόσεις διαδικασιών και αυτό το λέμε εδώ υπάρχουν βέβαια και διαδικασίες που είναι εσωτερικές στον οργανισμό και δεν εξαρτώνται τόσο πολύ από εξωτερικές οντότητες όπως είναι όσα πλάι και Customer μπορεί να καλεί εμπόριο κρίσιμος για εσένα να είναι 3rd party logistics αυτός που έχει αναλάβει τις μεταφορές για λογαριασμούς έτσι και άμα το πρόσθεσε και είναι όλο δερμα Αναξιμένης στην πραγματικότητα το ποσό καλό είναι το δέρμα να με το δικό σου να εξαρτάται και από τις παραδόσεις από και από τη συμπεριφορά του συνεταίρος του κάνει καλό δυστυχώς είχαμε πχ όντως μιλώντας για διαδικασίες έναν οργανισμό ξεχωρίζουμε αυτό νομίζω ότι ήδη έχουν αρχίσει και το καταλαβαίνουμε συζητώντας και για τις εργασίες σας ξεχωρίζουν με το επίπεδο όλου του οργανισμού που εδώ πέρα στην ουσία όταν μιλάς για διοίκηση διαδικασιών μιλά στην ουσία για το πώς στήνεις ξανά στην δομικά έναν οργανισμό να δουλεύει με αποτέλεσμα δηλαδή να προσθέτει αξία είναι το δεύτερο επίπεδο στο οποίο κοιτάζει στις επιμέρους αλυσίδας αξίας μέσα στον οργανισμό και τις διαδικασίες οι οποίες απαρτίζουν την καθεμιά από αυτές τις επιμέρους αλυσίδες αξίας και είναι και το τρίτο επίπεδο το τελείως λεπτομερές στο οποίο μιλάμε πλέον για επιχειρηματικές διαδικασίες ως ομάδες δραστηριοτήτων ως προηγείται στη διότι στο 3ο επίπεδο ασχολείσαι με το ακριβώς όπως γίνεται η δουλειά με όλη την Αττική στις λεπτομέρειες πόση λεπτομέρεια αυτό είναι θέμα δύο πραγμάτων πρώτον κοινής λογικής πιο ξανθός παράδειγμα μοντέλο διότι διαδικασία παραγγελιοληψία ας ξεκινά την αφήγησή χτυπάει το τηλέφωνο ακούγεται πολύ μυστήριο 19 απαραίτητα για ανάλυση διαδικασία είναι πελάτης έτυχε και παραγγέλνει καλό αυτό για την επιχείρηση αυτά δεν είναι καλή αφήγηση μια αναλυτική έχουμε δώσει σημασία σε μια λεπτομέρεια που δεν μας χρειάζεται και δεν έχουμε τη βασικά πράγματα που αφορούν ενέργειες γίνονται και μετασχηματίζουν την κατάσταση ενέργειες που γίνονται είναι καταγράφονται πληροφορίες ενέργειες που γίνονται είναι ότι επεξεργάζονται άνθρωποι τις πληροφορίες ενέργειες που γίνονται είναι ότι αυτή η επεξεργασία των πληροφοριών παράγει ανάγκη για να εκτελεστούν καινούργιες ενεργειακής τέτοια πράγματα πρέπει να πούμε οπότε λοιπόν κρατάμε αυτά τα τρεις επίπεδα στο όνομα της ειδικές εργασίες δεν είναι σε επίπεδο οργανισμού φτάνει μεγάλες δουλειές παίρνουν έξι μήνες ας πούμε να μοντελοποίηση σε έναν οργανισμό δεν είναι απλό πράγμα για την ακρίβεια άμα άκουσε ότι ξαφνικά ότι γίνεται πρόωσης να σε έναν ολόκληρο οργανισμό κοιτάμε ένα έργο το οποίο έπιναν πολύ μικρός οργανισμός για κρατήσεις κάτω από έξι μήνες εσείς δουλεύετε εδώ και μάλιστα όχι σε ολόκληρες αλυσίδες αξίας μέσα σε κύριες διαδικασίες έτσι γιατί δεν μπορεί το σύστημα εργασίας στο οποίο περιγράφει το να μην έχει μια κύρια διαδικασία της σύστημα εργασίες είναι κήπος συνάδελφος λιγάκι τόσα χωρίσαμε διότι ιδέα ότι δίνουν εξετάσεις οι απόφοιτοι ΙΕΚ και παίρνουν επαγγελματική πιστοποίηση είναι ένα τι είναι είναι μια ειδική διαδικασία σε πορεία προς και βέβαια πρέπει να δώσουν εξετάσεις να πάρουν πιστοποίηση η υπόθεση όμως χορήγηση πιστοποιήσεων φαίν μια εξέταση και το χαρτί σέξι συνάδελφος να βρει πού βρίσκονται τα σοβαρά και θα μας περιγράψει ένα τέτοιο λοιπόν βλέπετε και διαγραμματικά αποσπά η αλυσίδα αξίας ολόκληρη διαδικασία υπό διαδικασία τεράστιο αυτή είναι η αρχή έφεραν την προηγούμενη φορά παράδειγμα οργάνωση του οργανισμού σε ολοκλήρωσης έτσι μιλήσαμε δηλαδή ένα παράδειγμα τρεις Court πρόσφυσης πωλήσεις και μάρκετινγκ κατασκευής και διεκπεραίωσης παραγγελιών και έρευνα και ανάπτυξη πρόκειται ξεκάθαρα ξεκάθαρα για κάποιο βιομηχανικό οργανισμό βλέπουμε εδώ money θα ξέρει και αυτά τα όρια αντοχής δεν περίμεναν από τελικούς πελάτες λιανικής και πόρτες κανονικά από επιχειρήσεις πελάτες του εργοστασίου