| : Υπόμενη εισήγηση, Βιβλιοθήκη του MEP και προκλήσεις του COVID-19. Παρουσιάζει ο Αλέξανδρος Ιλιάκης, βιβλιοθικονόμος, υπεύθυνος του Τμήματος Βιβλιοθικονομικής Επεξεργασίας και Ανάπτυξης Συλλογών της Βιβλιοθήκης και Τμήματος Πληροφόρησης του MEP και η κυρία Ευαγγελία Καραχρίστου, Βιβλιοθικονόμος, υπεύθυνος του Τμήματος Πληροφόρησης και Εκπαίδευσης χρηστών της Βιβλιοθήκης και του Τμήματος Πληροφόρησης MEP. Καλημέρα σε όλους από την Αθήνα και τη Βιβλιοθήκη του MEP. Η έλευση του COVID-19 στις αρχές του 2020 εφνηδίασε την ανθρωπότητα. Οι συνθήκες πρωτόγνωρες για όλους. Οι βιβλιοθήκες σε παγκόσμιο επίπεδο αναγκάστηκαν να κλείσουν. Η παρούσα εισήγηση αποτελεί μελέτη περίπτωσης για τη βιβλιοθήκη του MEP. Παρουσιάζει συνοπτικά την επίδραση του COVID-19 στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες, την προσαρμογή της διοίκησης της βιβλιοθήκης μας στις έκτακτες συνθήκες και στη συνέχεια ακολουθούν οι επιμέρους δράσεις που υιοθετήθηκαν για την εξυπηρέτηση χρηστών, τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες και πηγές, την βιβλιογραφία μαθημάτων, το ιδρυματικό αποθετήριο, τις καθιερωμένες επικεφαλίδες, το πρόγραμμα απογραφής και το πρόγραμμα ύχνευσης κρουσμάτων. Στη διεθνή βιβλιογραφία αποτυπώνεται η επίδραση της πανδημίας στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες και συγκεκριμένα ότι η κοινωνία και οι βιβλιοθήκες αλληλεπιδρούν, όπως φαίνεται στην πρώτη παραπομπή. Στη δεύτερη παραπομπή είναι ξεκάθαρο ότι η κρίση αποτελεί ευκαιρία για να δημιουργηθούν νέες και καινοτόμες υπηρεσίες. Στην τρίτη παραπομπή διαφαίνεται ότι η κύρια πρόκληση ήταν η μετάβαση από φυσική σε διαδικτυακή παροχή υπηρεσιών πληροφοριών και η αλλαγή σε πολλές κοινές πρακτικές. Τώρα, σε εθνικό επίπεδο, οι Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες με την καθοδήχηση του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθήκων συνεχίζουν να υποστηρίζουν το εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο παρέχοντας τις εξαποστάσεως υπηρεσίες και αναπτύσσοντας νέες ώστε να ανταποκριθούν στη νέα πραγματικότητα. Η Βιβλιοθήκη μας κλήθηκε να αντιμετωπίσει αυτές τις προκλήσεις και να προσαρμοστεί. Η προσαρμογή της διοίκησης της Βιβλιοθήκης MEP στις έκτακτες συνθήκες επιτεύθηκε σύμφωνα με τους κύριους άξονες της σύφλα που ήταν η διασφάλιση των μέτρων υγιεινής για το προσωπικό και τους χρήστες η εφαρμογή των επιμέρους περιορισμών που έθεται η κυβέρνηση σε εναρμόνηση με την πολιτική της κάθε βιβλιοθήκης η προετοιμασία για την εργασία από απόσταση με την απαραίτητη κατάρτιση σχεδίου ο σχεδιασμός των επιμέρους φάσεων λειτουργίας των βιβλιοθυκών και τέλος η ανακατανομή πόρων των βιβλιοθυκών συμπεριλαμβανομένου και του ανθρώπινου δυναμικού. Η στρατηγική της διοίκησης στις έκτακτες συνθήκες επιτεύθηκε με άμεσες ενέργειες όπως την απολύμανση του κτιρίου της βιβλιοθήκης και του παραρτήματός της στο συγκρότημα πατησίων, την αγορά εξοπλισμού και υλικού προστασίας, την αποστολή οδηγιών σε όλο το προσωπικό σχετικά με τα μέτρα ατομικής προστασίας και προφύλαξης από τον κοροναϊό. Παράλληλα, έγινε προγραμματισμός για εκπερυτροπής εργασίας με φυσική παρουσία στους χώρους της βιβλιοθήκης και του παραρτήματός της και το αναγκαίο προσωπικό για την εξυπηρέτηση των Χριστών μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας. Δόκιμο είναι εδώ να τονιστεί ότι ο συνολικός αριθμός του προσωπικού ανέρχεται στα 34 άτομα. Ο σχεδιασμός των επιμέρους φάσεων λειτουργίας της βιβλιοθήκης βασίστηκε στο προτεινόμενο πρωτόκολλο εξυπηρέτησης κοινού του ΣΕΑΒ, προσαρμοσμένο στις ιδιαιτερότητες και τις ανάγκες της βιβλιοθήκης μας. Στη συνέχεια έγιναν οι αντίστοιχες εισηγήσεις και εγκρίσεις από τη διοίκηση του ιδρύματος και από τα θεσμικά του όργανα. Επόμενο βήμα η υλοποίηση και η εφαρμογή τους με τις απαραίτητες τροποποιήσεις αντίστοιχα. Εξυπηρέτηση Χριστών. Η παροχή πληροφοριών συνεχίστηκε εξ αποστάσεως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομιού και τηλεφωνικής επικοινωνίας με κάθετη αύξηση των ερωτημάτων αφού αντικατέστησε την επιτόπια παροχή πληροφοριών. Συγκεκριμένα, μέσα από ένα σύμπλεγμα έξι διαφορετικών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομίου, εξυπηρετήθηκαν για το σύνολο των υπηρεσιών παροχών μας πάνω από 4,5 χιλιάδες ατήματα Χριστών από στατιστικά που αφορούν στις υπηρεσίες δανεισμού, διαδανεισμού και γενικών πληροφοριών. Η υλοποίηση της υπηρεσίας ρωτής στα ένα βιβλιοθήκο νόμου ήταν αναγκαία και επιτακτική όσο ποτέ άλλοτε, αφού συγκεντρώνει τον όγκο της παροχής ηλεκτρονικών πληροφοριών σε ενιαίο και δομημένο περιβάλλον. Προχωρήσαμε στην παραμετροποίηση με κεντρικό άξονα την αντικατάσταση και την ενσωμάτωση των διαφορετικών λογαριασμών ηλεκτρονικών ταχυδρομίων των υπηρεσιών, δημιουργώντας 11 επιμέρους κατηγορίας ετοιμάτων και τις αντίστοιχες ομάδες υποστήριξης από το δυναμικό της βιβλιοθήκης. Η υπηρεσία ρωτής στα ένα βιβλιοθήκο νόμο πλέον είναι σε πλήρη εφαρμογή. Η συνεχή συνημέρωση των Χριστών για τις αλλαγές στη λειτουργία της βιβλιοθήκης υλοποιείται μέσω της νέασης στο σελίδας της και τον κοινωνικό της δικτύων. Στη συνέχεια για τις ανάγκες της απομακρυσμένης εκπαίδευσης αναπτύσσονται οδηγί για την εξηγείωση με τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες και πηγές, όπως το βίντεο που καθοδηγεί με βασικά βήματα τους χρήστες μας στην αναζήτηση έντυπου υλικούς στον ηλεκτρονικό μας κατάλογο. Δανεισμός. Πραγματοποιούνται προσαρμογές στον κανονισμό δανεισμού ανάλογα με τις εκάστοτε φάσεις, με κυριότερο μέτρο την κεντρική αλλαγή μερωμηνιών για τις επιστροφές δανεισμένου υλικού. Με την επαναλειτουργία με περιορισμούς, υλοποιήθηκε αρχικά ο κατεξέρεσης δανεισμός με ραντεβού από την 1η έκτου μέχρι και της 12η έκτου κατόπιν σχετικού αιτήματος του χρήστη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια ο δανεισμός με ραντεβού για όλα τα μέλη του MEP από τις 15η έκτου έως και την 6η εντεκά του. Για τη διαχείριση των αιτημάτων δημιουργήθηκε σε πρώτη φάση κοινόχριστο διαδικτυακό λογιστικό φύλλο Excel Seed όπου μεταφερόταν τα αιτήματα δανεισμών των χρυστών από τους ηλεκτρονικούς λογαριασμούς του ταχυδρομείου και ακολουθούσε η διεκπερέωσή τους από τις ομάδες εργασίας. Στη συνέχεια για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης χρυστών αναπτύχθηκε διαδικτυακή φόρμα Google Form και την καταχώρηση από τους χρήστες των αιτημάτων δανεισμού στην αυτώματη μεταφορά τους σε κοινόχριστο διαδικτυακό λογιστικό φύλλο Google Seed για την ηλεκτρονική διαχείρισή τους. Η αποτελεσματικότητα αυξήθηκε, με χαρακτηριστικό παράδειγμα, την Παρασκευή 6 Εντεκάτου, τελευταία μέρα πριν τη δεύτερη αναστολή λειτουργίας, όπου διεκπεραιώθηκαν αιτήματα δανεισμών για 58 χρήστες από 7 διβλιοθυκονόμους. Αποκλειστικά ηλεκτρονικά, από τις 11.13 μετά από έτοιμα του κάθε μέλους, πραγματοποιούνται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οι βεβαιώσεις περιμοιοφιλής υλικού, η έκδοση και η ανανέωση της κάρτας βιβλιοθήκης, καθώς και η ανανέωση εκπρόθεσμου υλικού. Η εξυπηρέτηση κοινού με φυσική παρουσία περιουρίστηκε μόνο στην ενημέρωση για το νέο τρόπο λειτουργίας, στην παραλαβή των δανεισμών με ραντεβού και στην αυτοαπόθεση υλικού χωρίς ραντεβού στην είσοδο της βιβλιοθήκης. Η υπηρεσία διαδανεισμού διαδοχικά παρήχε μόνο ηλεκτρονικό υλικό και στη συνέχεια με την επαναλειτουργία της βιβλιοθήκης από 1.11 μέχρι και 6.11 προχώρησε και στην παροχή έντυπο υλικού. Και τώρα στη συνέχεια ακολουθεί ο αγαπητός συνάδελφος Αλέξανδρος Ηλιάκης για την ολοκλήρωση της συσήγησής μας. Καλησπέρα σας. Με τους περιορισμούς την πρόσβαση στο φυσικό περιεχόμενο έγινε προσπάθεια ενίσχυσης και ανάδειξης των ελεκτρονικών πηγών της βιβλιοθήκης. Δόθηκε βάση στο ήδη υπάρχον περιεχόμενο, στο ελεύθερο και σε αυτό που διατέθηκε προσωρινά από τους εκδότες και οργανισμούς του εξωτερικού ως αντιστάθμισμα στον κλείσιμο των βιβλιοθυκών. Όλες οι πηγές δημοσιεύονταν σε σχετική σελίδα που δημιουργήθηκε στον ιστότοπο της βιβλιοθήκης. Παρατηρήθηκε αύξηση στη χρήση της εφαρμογής ανοίχνευσης λογοκλοπής τερνητήν. Το γεγονός αυτό οφείλεται στο αρκετά μαθήματα γινόνταν μόνο από απόσταση με τους φοιτές να υποβάλουν τις εργασίες τους ηλεκτρονικά. Η ενημέρωση του υποκαταλόγου μαθήματα, τμήμα του ηλεκτρονικού καταλόγου για τα ειραιννά εξάμινα 2020 ολοκληρώθηκε μέσω της τηλεεργασίας. Η ενημέρωση του υποκαταλόγου είναι μια δυναμική διαδικασία που προγραμματοποιείται κάθε νέο ακαδημαϊκό έτος σε δύο φάσεις. Χειμερινό ειραινό εξάμινο. Στη διάρκεια της λειτουργίας της Βιλογραφίας υποπεριορισμούς παρατηρήθηκε αύξηση στη χρήση του υποκαταλόγου από τους φοιτές και τις φοιτήτριες. Συγκεκριμένα, μέσω του υποκαταλόγου λαμβάνουν πληροφορία για τον εντοπισμό της βιλογραφίας κάθε μαθήματος της σχολής τους όταν αυτή περιέχεται στις συλλογές της Βιλοθήκης. Συνδέεται έτσι πληροφορία για τη βιλογραφία ενός μαθήματος είτε όταν εντοπίζεται στην ιστοθελίδα του είτε και στο σύστημα διαχείρισης γραμμάτων Εύδοξος με τον ηλεκτρονικό κατάλογο της Βιλιοθήκης. Για κάθε μάθημα χρησιμοποιείται μια εγγραφή με στοιχεία όπως τίτλος μαθήματος, διδάσκοντας, κωδικός μαθήματος, σχολή, εξάμινο κλπ. Στην εγγραφή επισυνάπτονται αντιτύπα items τα οποία εντοπίζονται στην ανάλογη βιβλιογραφική εγγραφή. Έτσι βλέπουμε μια εγγραφή του μαθήματος στον OPAC. Για το ευρωματικό αποθετήριο του MEP μετά από σύντομες δοκιμές σε πάροχους συνεργατικών υπηρεσιών η ομάδα του επέλεξε ως εργαλείο επικοινωνίας και καταγραφής της υπηρεσίας της Google, Google Sheets. Δημιουργήθηκε κοινόχρηστος για δικαιακός χώρος όπου καταγραφόταν η καθημερινή ερεασία και υποχρεώσεις του προσωπικού. Αυτοματοποιήθηκε η τήρηση των στατιστικών. Αυτό βοήθησε το προσωπικό να παρακολουθεί την εξέλιξη του συνόλου των ερεασιών που συμβαίνουν στο σύστημα. Τα στατιστικά τήρουνται αναφύλλο, δίμηνο αλλά και συνολικά σε ξεχωριστό φύλλο. Σταδιακά, έγινε χρήση των πρόσετων λειτουργικοτήτων που παρέχουν οι υπηρεσίες της Google. Έγινε μαζική αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων στους υποβάλλοντες στο σύστημα, δημιουργία φίλτρων για επίδειξη δεδομένων στους χειριστές του συστήματος και άλλα. Στο τέλος, σχεδιάσκε και εκτελέστηκε η εκπαίδευση του προσωπικού στη χρήση αυτών. Στην ομάδα εντάχθηκαν νέα άτομα τα οποία εκπαιδεύτηκαν πάνω στα ίδια εργαλεία και εμπλουτίζουν σήμερα τη βάση του ιδρυματικού αποθετηρίου με εργασία από το σπίτι. Τα ίδια εργαλεία καταγραφής και τήρης στατιστικών επιλέχθηκαν και για την ομάδα που απασχολήθηκε στον δημιουργισμό της βάσης των καθιερωμένων επικεφαλείδων. Για την εκπαίδευση της συγκεκριμένης ομάδας έγινε χρήση του υλικού που εντοπίζεται στον ιστόποδο από της ομάδας καθιερωμένων όρων του συνεργατικού σχήματος στο οποίο συμμετέχει η βιβλιοθήκη. Καθώς και της εφαρμογής Skype μέσω της οποίας παρακολουθήθηκε επίδειξη της διαδικασίας που πρέπει να ακολουθείτε με πραγματικά παραδείγματα. Η ανάγκη απογραφή του υλικού της βιβλιοθήκης προέκλειψε με τη μετάποπτοση των δεδομένων στο νέο σύστημα. Η τελευταία φορά που είχε γίνει ήταν το 1997. Έτσι, ενόψει την επιστροφή της προσωπικού στους χώρους της και το περιερισμένο άνοιγμα των υπηρεσιών, αποφασίστηκε η οργάνωσή της. Για τις ανάγκες του έργου αναπτύχθηκε ένα πρόγραμμα καταγραφής που λειτουργεί συμπληρωματικά στο σύστημα, αυτοματοποίησής της και παράλληλα οργανώθηκε η ενίσχυση του σήματος του ασύρματοδικτύου στους χώρους των βιβλιοστασίων. Το πρόγραμμα απογραφής λαβάνει υπόψη, ελέγχει και ενημερώνει οπτικά με έντονη χρωματική διαφοροποίηση και αντίστοιχο μήνυμα το χειριστή του για συγκεκριμένες συνθήκες και εξάγητα αποτέλεσμα σε αρχείο Comma Separated Values. Οι συνθήκες που ελέγχονται είναι η συλλογή στην οποία ανήκει το τεκμήριο, το καθεστώς εμφάνισης της φιλογραφικής εγγραφής, η κατάσταση item status του τεκμήριου και η ταξιθέτηση σε σχέση με τα ακριβώς προηγούμενα τεκμήρια. Το παραχώμενο αρχείο εξάγεται, μεταφορτώνεται και είναι διαθέσιμο για επεξεργασία με προκαθορισμένες συνθήκες στα Google Sheets. Σχετικά Google Scripts αναπτύχθηκαν ώστε να είναι προγραμματιστικά δυνατοί η μορφωποίηση και η εμφανή σήμανση του αρχείου. Η ενημέρωση των δεδομένων στο σύστημα αυτοματοποίησης γίνεται με μαζική ενημέρωση των πεδίων, σημειώσεις των εγγραφών τεκμήριων που απογράφονται. Το πρόγραμμα μετατράπηκε σε απλή εφαρμογή για Android, ώστε να χρησιμοποιηθεί στις έξι ταμπλέτες που αγοράστηκαν για την διακπαιέωση του έργου. Αναπτύχθηκε ένα ακόμη πρόγραμμα, το οποίο καταγράφει τους χρήστες που χρησιμοποιούν τους χώρους της βιβλιοθήκης. Η ανάγκη ανάπτυξης του πρόγραμματος δημιούργησε το μερικό άνοιγμα των χώρων της στο κοινό και η πιθανή ανάγκη ύχνευσης κρούσματος. Το πρόγραμμα αποθηκέμβει και εξάγει το αποτέλεσμα σε αρχεία CSV. Τα αρχεία ανεβαίνουν σε ειδικά διαμορφωμένο φάκελο στο Google Drive. Σας ευχαριστώ πολύ. |
